PROSES PERENCANAAN

1.     PROSES PERENCANAAN

1.1  Pengertian Perencanaan

perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Perencanaan bukan hanya membantu untuk memecahkan suatu solusi tapi juga membantu untuk lebih memahami permasalahan itu sendiri, jadi sebuah usula lebih diutamakan dibanding informasi awal. Proses perencanaan menggiring kita untuk berfikir kembali atau merangkai masalah kembali. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti.

Pengertian perencanaan mempunyai beberapa definisi rumusan yang berbeda satu dengan yang lainnya. Cuningham menyatakan bahwa perencanaan adalah menyeleksi dan menghubungkan pengetahuan, fakta, imajinasi. Dan asumsi untuk masa yang akan datang dengan tujuan memvisualisasi dan memformulasi hasil yang diinginkan, urutan kegiatan yang diperlukan, dan perilaku dalam batas-batas yang dapat diterima dan digunakan dalam penyelesaian. Perencanaan dalam pengertian ini menitikberatkan kepada usaha untuk menyeleksi dan menghubungkan sesuatu dengan kepentingan masa yang akan datang serta usaha untuk mencapainya.

1.2  Empat Tahap Dasar Perencanaan

1. Menetapkan tujuan atau serangkian tujuan.

Tanpa rumusan dan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumberdaya secara tidak efektif

2. Merumuskan keadaan saat ini.

Tahap ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik, yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi

3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

Tahap ini untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan

4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatn untuk mencapai kegiatan.

Pengembangan dan pemilihan alternatif kegiatan terbaik

Empat Tahap Dasar Perencanaan:

  Tahap 1                            Tahap 2                            Tahap3                            Tahap 4                                  Tujuan          

  Menetapkan                  Merumuskan                Identifikasi                   Pengembangan                  

  Tujuan                                              keadaan                          Kemudahan                  kegiatan                                          

                                                                                        dan

                                                                                         Hambatan

1.3  Rencana Operasional

Rencana operasional diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun) dan melibatkan manajemen tingkat bawah. Perencanaan operasional (operational planning), memusatkan perhatiannya efisiensi, yang pada operasi berkenaan operasi sekarang dan terutama bukan effektivitas.

1.4    Rencana Strategis

Rencana strategis merupakan rencana jangka panjang (lebih dari 5 tahun) untuk mencapai tujuan strategis. Fokus perencanaan ini adalah organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis dapat dilihat sebagai rencana secara umum yang menggambarkan alokasi sumberdaya, prioritas, dan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Tujuan strategis biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak. Perencanaan strategik (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan suatu pembangunan; penentuan strategi, kebijaksanaan dan program-program strategik yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut; dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan

1.5 Faktor Waktu dan Perencanaan

Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan, yaitu :

1. Sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif.
2. Waktu sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif Jumlah (rentangan) waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

2.     PENETAPAN TUJUAN

2.1  Misi dan Tujuan Organisasi

Misi adalah suatu pernyataan umum dan arti tentang maksud organisasi.

Tujuan organisasi (Etzioni) merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk dicapai di waktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi.

2.2  Fungsi Tujuan

1.       Pedoman sebagai kegiatan

      Memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang ‘harus’ dan ‘harus tidak’ dilakukan.

2.       Sumber legitimasi

      Untuk meningkatkan kemampuan mendapatkan sumberdaya dan dukungan dari lingkungan.

3.       Standar pelaksanaan

        Derajat kesuksesan yang dapat dicapai dapat mudah diukur

4.       Sumber motivasi

        Berfungsi sebagai sumber motivasi dan identifikasi karyawan yang penting

5.       Dasar rasional pengorganisasian.

Tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi

2.3  Managemen By Objective (MBO)

MBO (Peter Drucker), berkenaan dengan penetapan prosedur- prosedur formal, atau semi formal, dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan.

Sukses penerapan MBO berdasarkan dua hipotesa :

1.       Bila seseorang melekat secara kuat pada suatu tujuan, ia akan bersedia mengeluarkan usaha lebih untuk meraihnya dibanding bila tidak merasa terikat.

2.       Kapan saja seseorang memperkirakan sesuatu akan terjadi, dia akan melakukan apa saja untuk membuatnya terjadi.

3.     PEMBUATAN KEPUTUSAN

3.1  Tipe-Tipe Keputusan

1. Keputusan yang diprogramkan (programmed dececion) adalah keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur.
2. Keputusan-keputusan yang tidak diprogramkan (non programmed dececion) adalah keputusan yang terkait dengan masalah-masalah khusus, khas atau tidak biasa.

3.       Tabel 2 Tehnik-tehnik Pembuatan Keputusan Tradisional dan Modern

Tipe-tipe keputusan	Teknik-teknik pembuatan keputusan: Tradisional	Modern
Diprogram: Keputusan rutin dan berulang ulang. Organisasi mengembangkan proses-proses khusus bagi penanganannya	1.Kebiasaan 2.Kegiatan rutin :    Prosedur-prosedur pengoperasian standart 3.Stuktur organisasi pengharapan umum, system tujuan, saluran-saluran informasi yang disusun dengan baik	1.Teknik-teknik riset operasi: analisa matematik, model-model simulasi komputer 2.Pengolahan data elektronik
Tidak diprogramkan : Keputusan sekali pakai, disusun tidak sehat, Kebijaksanaan . Ditangani dengan proses pemecahan masalah umum	1.Kebijakan intuisi dan kreatifitas 2.Coba-coba 3.Seleksi dan latihan para pelaksana	Tehnik pemecahan masalah yang diterapkan pada a. Latihan pembuatan keputusan b. Penyusunan program-program komputer

3.2  Proses Pembuatan Keputusan

1. Identifikasi dan diagnosa masalah

Menemukan masalah yang sebenarnya dan menentukan bagian masalah yang ‘harus ‘ dan ‘seharusnya’ dipecahkan

2. Pengumpulan dan analisa data

Menentukan data yang diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat dan menemukannya

3. Pengembangan alternatif-alternatif

Memungkinkan untuk menolak kecenderungan keputusan yang terlalu cepat, untuk pencapaian keputusan efektif

4. Evaluasi alternatif-alternatif

Evaluasi digunakan untuk menilai efektivitas setiap alternatif

5. Pemilihan alternatif terbaik

Alternatif terpilih didasarkan pada jumlah informasi dari manajer dan ketidak sempurnaan kebijakan manajer

6. Implementasi keputusan

Membuat rencana-rencana untuk mengatasi berbagai persyaratan dan masalah yang mungkin dijumpai dalam penerapan keputusan

7. Evaluasi hasil-hasil

Mengevaluasi kelancaran implementasi yang dilakukan dan kesesuaian hasilnya

3.3  Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan

Keterlibatan ini dapat formal seperti penggunaan kelompok dalam pembuatan keputusan atau informal seperti permintaan akan gagasan-gagasan.

Berbagai kebaikan dan kelemahan pembuatan keputusan

Metode-metode Kuantitatif dalam Pengambilan Keputusan

Ciri-ciri Operasi Riset

Ada tujuh operasi riset :

1. Terpusatnya pada pembuatan keputusan
2. Penggunaan metoda ilmiah
3. Penggunaan model matematik
4. Efektifitas ekonomi
5. Bergantung pada komputer
6. Pendekatan tim
7. Orientasi system

Tahap-tahap Pendekatan Riset Operasional

1. Diagnosa masalah
2. Perumusan masalah
3. Pembuatan model
4. Analisa model
5. Implementasi penemuan

Berbagai Model dan Tehnik Riset Operasi

·         Programasi Linier

·         Analisa Network

·         Teori Permainan

·         Model Rantai Makov

·         Simulasi

Tabel 3. Berbagai Kebaikan dan Kelemahan Pembuatan Keputusan Kelompok

Kebaikan 1.Dalam pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah pengetahuan yang lebih besar 2.Dalam pengembangan alternatif usaha-usaha indivudual para anggota kelompok dapat memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang fungsional organisasi 3.Dalam penilaian alternatif, kelompok mempunyai kerangka pandangan yang lebih besar 4.Dalam pemilihan alternatif, kelompok lebih besar dapat menerima resiko dibandingkan pembuat keputusan individual 5.Karena berpatisipasi dalam pengambilan keputusan, para anggota kelompok secara individual lebih termotivasi untuk melaksanakan keputusan 6.Kreatifitas yang lebih besar dihasilkan dari interaksi antar individu dengan berbagai pandangan yang berbeda

Kelemahan 1.Implementasi suatu keputusan, apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, harus diselesaikan oleh para manajer secara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan-keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab. 2.Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu ke waktu sebagi salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangat memakan biaya. 3.Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efisien bila keputusan harus dibuat dengan cepat 4.Keputusan kelompok dalam bebagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok 5.Bila atasan terlibat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataan bukan keputusan kelompok