Divisi SDM( Sumber Daya Manusia)
HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel.namungjugaflebihfkakuddengandaturan-aturannya.
Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).
1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).
Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu:
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).
SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
a. Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan/ forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu dan sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenaga kerjaan kondisi pasar tenaga kerja dan sebagainya.
b. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan / job description dan juga spesifikasi pekerjaan / job specification.
c. Seleksi tenaga kerja / Selection
Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup atau (CV) curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.
d. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation
Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).
SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
a. Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan/ forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu dan sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenaga kerjaan kondisi pasar tenaga kerja dan sebagainya.
b. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan / job description dan juga spesifikasi pekerjaan / job specification.
c. Seleksi tenaga kerja / Selection
Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup atau (CV) curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.
d. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation
Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.
e. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection
Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.
f. Jenjang karir
Jenjang karir merupakan tahapan kenaikan jabatan dalam suatu pekerjaan. Hal ini merupakan aspek yang penting bagi para karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan untuk memotifasi karyawan dalam meningkatkan kinerja mereka. Dalam hal ini perusahaan yang profesional akan menetapkan jenjang karir yang pasti bagi para karyawannya.
Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.
f. Jenjang karir
Jenjang karir merupakan tahapan kenaikan jabatan dalam suatu pekerjaan. Hal ini merupakan aspek yang penting bagi para karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan untuk memotifasi karyawan dalam meningkatkan kinerja mereka. Dalam hal ini perusahaan yang profesional akan menetapkan jenjang karir yang pasti bagi para karyawannya.
2. Riset Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
Secara umum riset dijalankan dengan tujuan menghasilkan informasi. Secara khusus pengertian/definisi riset SDM belum banyak di jadikan buku teks. Hal ini sangat berbeda dengan riset pemasaran yang banyak ditulis para akademisi. Sebenarnya ensesi proses riset SDM tidak jauh berbeda dari riset pemasaran. Riset SDM dapat didefinisikan sebagai semua kegiatan yang melibatkan proses perencangan, pengumpulan, penganalisisan dan pelaporan informasi, dengan tujuan memperbaiki pembuatan keputusan yang berkaitan dengan pengidentifikasikan, pemecaahan masalah dan penentuan peluang dalam SDM
Beberapa poin utuama yang termuat dalam pengertian riset SDM dapat disebutkan dibawah ini :
Terdiri atas beberapa tahap-merupakan suatu proses
Hasil akhir berupa informasi, dan
Ditujukan untuk membantu pengambilan keputusan manajemen SDM
Riset SDM diharapkan memberikan informasi berkualitas sebagai “kompas (alat bantu) pengambilan keputusan. Informasi dikatakan berkualitas jika memenuhi criteria releven, akurat, reliable, valid dan actual, yang berguna bagi menajemen. Releven berarti informasi yang disediakan berhubungan dengan masalah riset SDM. Akurat menunjukan tingkat atau derajat ketepatan informasi yang diberikan. Reliable berartiinformasi tersebut dapat diandalkan/dipercaya kebenarannya. Valid artinya informasi tersebut memiliki kekonsistenan. Actual artinya informasi masih baru atau tidak ketinggalan zaman, sehingga masih sesuai dengan konteks waktu saat keputusan akan dibuat.
Secara umum riset dijalankan dengan tujuan menghasilkan informasi. Secara khusus pengertian/definisi riset SDM belum banyak di jadikan buku teks. Hal ini sangat berbeda dengan riset pemasaran yang banyak ditulis para akademisi. Sebenarnya ensesi proses riset SDM tidak jauh berbeda dari riset pemasaran. Riset SDM dapat didefinisikan sebagai semua kegiatan yang melibatkan proses perencangan, pengumpulan, penganalisisan dan pelaporan informasi, dengan tujuan memperbaiki pembuatan keputusan yang berkaitan dengan pengidentifikasikan, pemecaahan masalah dan penentuan peluang dalam SDM
Beberapa poin utuama yang termuat dalam pengertian riset SDM dapat disebutkan dibawah ini :
Terdiri atas beberapa tahap-merupakan suatu proses
Hasil akhir berupa informasi, dan
Ditujukan untuk membantu pengambilan keputusan manajemen SDM
Riset SDM diharapkan memberikan informasi berkualitas sebagai “kompas (alat bantu) pengambilan keputusan. Informasi dikatakan berkualitas jika memenuhi criteria releven, akurat, reliable, valid dan actual, yang berguna bagi menajemen. Releven berarti informasi yang disediakan berhubungan dengan masalah riset SDM. Akurat menunjukan tingkat atau derajat ketepatan informasi yang diberikan. Reliable berartiinformasi tersebut dapat diandalkan/dipercaya kebenarannya. Valid artinya informasi tersebut memiliki kekonsistenan. Actual artinya informasi masih baru atau tidak ketinggalan zaman, sehingga masih sesuai dengan konteks waktu saat keputusan akan dibuat.
2.1 Pelaku Riset SDM
Riset dibidang SDM bias dijalakan sendiri oleh perusahan atau dikontrakan kepihak luar. Karenan umumnya bagian riset SDM dijadikan satu dengan bagian SDM, orang-orang SDM lah yang biasanya menjalan riset, dibantu karyawan penelitian dan pengembangan. Kadang kala manajer riset sendiri yang berperan sebagai periset SDM. Hal ini tidak jadi masalah, sejaul manajer SDM memiliki kemampuan riset atau memahami proses riser yang benar dan punya waktu untuk menjalankannya. Sebaliknya jika perusahan menhadapi kendala sumberdaya untuk melakukan riset SDM sendiri, manfaatkan saja pihak luar, seperti melakuakn kontrak dengan perusahan riset. Tentukan saja, perusahan harus memiliki perusahan riset reliable sehingga dapat dihasilkan informasi yang berguna bagi manajer SDM.
Riset dibidang SDM bias dijalakan sendiri oleh perusahan atau dikontrakan kepihak luar. Karenan umumnya bagian riset SDM dijadikan satu dengan bagian SDM, orang-orang SDM lah yang biasanya menjalan riset, dibantu karyawan penelitian dan pengembangan. Kadang kala manajer riset sendiri yang berperan sebagai periset SDM. Hal ini tidak jadi masalah, sejaul manajer SDM memiliki kemampuan riset atau memahami proses riser yang benar dan punya waktu untuk menjalankannya. Sebaliknya jika perusahan menhadapi kendala sumberdaya untuk melakukan riset SDM sendiri, manfaatkan saja pihak luar, seperti melakuakn kontrak dengan perusahan riset. Tentukan saja, perusahan harus memiliki perusahan riset reliable sehingga dapat dihasilkan informasi yang berguna bagi manajer SDM.
2.2 Tahap-Tahap Riset SDM
Untuk menyediakan informasi yang reliable, riset SDM mengunkan metode yang system matis dan objektif. Artinya dalam riset SDM diterapkan beberapa tahap yang merupakan kesatuan logis, sehingga hasilnya dapat diterima semua pihak secara objektif. Penggunaan tahap-tahap dalam riset SDM diperlukan untuk menjamin informasi informasi yang dihasilkan benar-benar berkualifikasi. Namun, perlu dipahami bahwa tahap-tahap riset SDM tidak bersifat baku, sehinga tahapan disini lebih sebagi kerangka yang memudahkan dan menjamin hasil riset sesuai harapan.
Dalam buku ini penulis mengajukan 10 tahapan proses riset SDM yang biasa dilalui dalam riset. Dalam struktur buku ini, setiap tahap riset dibahas dalam bab tersendiri sehingga mudahdi ikuti pembaca.
Tahap-tahap riset SDM (dilampirkan) dapat digambarkan, pentuan masalah riset SDM dan diakhiri pelaporan hasil riset berupa informasi. Dalam buku-buku riset (Malhotra et al, 1996), tahap kedua-yaitu penentuan desain riset-samapi tahap keempat- yaitu metode pengambilan sempel-sering kali disebut desain riset. Bab-bab selanjutnya dalam buku ini berisi pembahasan setiap tahap diatas.
Untuk menyediakan informasi yang reliable, riset SDM mengunkan metode yang system matis dan objektif. Artinya dalam riset SDM diterapkan beberapa tahap yang merupakan kesatuan logis, sehingga hasilnya dapat diterima semua pihak secara objektif. Penggunaan tahap-tahap dalam riset SDM diperlukan untuk menjamin informasi informasi yang dihasilkan benar-benar berkualifikasi. Namun, perlu dipahami bahwa tahap-tahap riset SDM tidak bersifat baku, sehinga tahapan disini lebih sebagi kerangka yang memudahkan dan menjamin hasil riset sesuai harapan.
Dalam buku ini penulis mengajukan 10 tahapan proses riset SDM yang biasa dilalui dalam riset. Dalam struktur buku ini, setiap tahap riset dibahas dalam bab tersendiri sehingga mudahdi ikuti pembaca.
Tahap-tahap riset SDM (dilampirkan) dapat digambarkan, pentuan masalah riset SDM dan diakhiri pelaporan hasil riset berupa informasi. Dalam buku-buku riset (Malhotra et al, 1996), tahap kedua-yaitu penentuan desain riset-samapi tahap keempat- yaitu metode pengambilan sempel-sering kali disebut desain riset. Bab-bab selanjutnya dalam buku ini berisi pembahasan setiap tahap diatas.
2.3 Masalah-Masalah Riset SDM
Masalah dalam riset SDM yang dihadapai perusahan bersifat kasus perkasus. Artinya, kasus yang terjadi diperusahaan yang satu belum tentu terjadi diperusahaan lain, demikian juga sebaliknya. Pengategorian masalah riset SDM hanya bertujuan memudahkan pengindetifikasianmasalh riset. Untuk itu ditinjau dari luang lingkupnya, masalah riset SDM bias dibedakan menjadi dua macam : masalah yang berhubungan dengan lingkungan makro atau lingkungan luar (politik,ekonimi,social,budaya,hokum) dan masalah yang berhubungan dengan lingkungan mikro (kebijakan rekrutmen, promosi jabatan, rotasi kerja, pelatiahn atau training, PHK).
Contoh masalah SDM yang berhubungan dengan lingkungan makro : berapakah besar UMR yang harus ditetapakan perusahan untuk setiap kantor cabang? Kapan THR dibayar dan berapa besarnya? Informasi ini berkaitan dengan lingkungan hokum atau peraturan. Tentu saja informasi ini dengan mudah dapat dijumpai dalam UU tenaga kerja yang berlaku, sehingga riset yang dilakukan cukup sederhana. Sedangkan contoh masalah SDM berkaitan dengam lingkungan mikro : apakah karyawan puas denagn jenis pekerjaan yang mereka jalankan selama ini ? apakah progam pelatihan atau training yang telah dilaksanakan bermanfaat bagi karyawan? Informasi ini berhubungan dengan kebijakan perusahaan dan belum tersedianketika karyawan direkrut, sehingga perusahan peru melakukan riset sendiri untuk memperoleh informasi.
Riset SDM juga dapat dikelompokan atas dasr tujuannya: riset untuk mengindentifikasikan masalah dan riset untuk memecahkan masalah (Malhotra,2004) riset indentifikasi masalah dilakukan untuk membantu menemukan atau melihat masalah yang mungkin belum tanpak atau berpontesi muncul diwaktu mendatang. Riset memecahkan masalah dijalankan untuk membantu memecahkan masalah SDM yang spesifik (disesuaikan dari Malhotra,2004)
Masalah dalam riset SDM yang dihadapai perusahan bersifat kasus perkasus. Artinya, kasus yang terjadi diperusahaan yang satu belum tentu terjadi diperusahaan lain, demikian juga sebaliknya. Pengategorian masalah riset SDM hanya bertujuan memudahkan pengindetifikasianmasalh riset. Untuk itu ditinjau dari luang lingkupnya, masalah riset SDM bias dibedakan menjadi dua macam : masalah yang berhubungan dengan lingkungan makro atau lingkungan luar (politik,ekonimi,social,budaya,hokum) dan masalah yang berhubungan dengan lingkungan mikro (kebijakan rekrutmen, promosi jabatan, rotasi kerja, pelatiahn atau training, PHK).
Contoh masalah SDM yang berhubungan dengan lingkungan makro : berapakah besar UMR yang harus ditetapakan perusahan untuk setiap kantor cabang? Kapan THR dibayar dan berapa besarnya? Informasi ini berkaitan dengan lingkungan hokum atau peraturan. Tentu saja informasi ini dengan mudah dapat dijumpai dalam UU tenaga kerja yang berlaku, sehingga riset yang dilakukan cukup sederhana. Sedangkan contoh masalah SDM berkaitan dengam lingkungan mikro : apakah karyawan puas denagn jenis pekerjaan yang mereka jalankan selama ini ? apakah progam pelatihan atau training yang telah dilaksanakan bermanfaat bagi karyawan? Informasi ini berhubungan dengan kebijakan perusahaan dan belum tersedianketika karyawan direkrut, sehingga perusahan peru melakukan riset sendiri untuk memperoleh informasi.
Riset SDM juga dapat dikelompokan atas dasr tujuannya: riset untuk mengindentifikasikan masalah dan riset untuk memecahkan masalah (Malhotra,2004) riset indentifikasi masalah dilakukan untuk membantu menemukan atau melihat masalah yang mungkin belum tanpak atau berpontesi muncul diwaktu mendatang. Riset memecahkan masalah dijalankan untuk membantu memecahkan masalah SDM yang spesifik (disesuaikan dari Malhotra,2004)
2.4 Pembagian Desain Riset SDM
Pada dasrnya desain riset dibagi menjadi tiga : riset eksploratori, riset deskritif, dan riset kausal. Ketiga macam riset ini menghasilkan informasi yang berbeda-beda. Sehingga penentuan riset yang digunakan tergantung pada informasi yang akan dicari dalam riset SDM. Jika informasi yang dicari sekedar untuk mengetahui permasalahan awal atau ada tidaknya masalah, riset eksploratori dapat dilakukan sedangakn jika informasi yang dibutuhkan bertujuan mengambarkan sesuatu, riset dekritif bias diterapkan. Selanjutnya, jika informasi yang dinginkan diperoleh adalah menguji hubunhan sebab-akibat, memanfaatkan riset kausal.
Pada dasrnya desain riset dibagi menjadi tiga : riset eksploratori, riset deskritif, dan riset kausal. Ketiga macam riset ini menghasilkan informasi yang berbeda-beda. Sehingga penentuan riset yang digunakan tergantung pada informasi yang akan dicari dalam riset SDM. Jika informasi yang dicari sekedar untuk mengetahui permasalahan awal atau ada tidaknya masalah, riset eksploratori dapat dilakukan sedangakn jika informasi yang dibutuhkan bertujuan mengambarkan sesuatu, riset dekritif bias diterapkan. Selanjutnya, jika informasi yang dinginkan diperoleh adalah menguji hubunhan sebab-akibat, memanfaatkan riset kausal.
2.5 Riset Eksploratori
Sesuai denagn kata eksploratori yang berasal dari kata kerja bahasa inggris “to explore” (menyelidiki), riset eksploratori (exploratory reseanch) berusaha menemukan masalah yang mungkin dihadapi manajer SDM. Riset eksploratori bersifat “meraba-raba” masalah atau peluang SDM perusahaan. Dengan demikian, riset eksploratori merupakan desain riset yang bertujuan utama untuk memperoleh pandangan mendalam dan menyeluruh tentang masalah manajemen SDM yang sebenarnya. Hasil riset eksploratori dapat digunakan sebagi pedoman menentukan jenis informasi yang dibutuhkan.
Sebagi contoh : produktivitas kerja karyawan bagian perakitan menuru dratis. Disini manajer atau periset berupaya menggali penyebab-penyebab yang mungkin menimbulakn penurunan tersebut, sehingga masalah SDM yang spesifik dapat ditetapkan. Karena merupakan riset awal, riset eksporatori biasanya ditindak lanjuti dengan riset berikutnya, yaitu riset deskriptif.
Sesuai denagn kata eksploratori yang berasal dari kata kerja bahasa inggris “to explore” (menyelidiki), riset eksploratori (exploratory reseanch) berusaha menemukan masalah yang mungkin dihadapi manajer SDM. Riset eksploratori bersifat “meraba-raba” masalah atau peluang SDM perusahaan. Dengan demikian, riset eksploratori merupakan desain riset yang bertujuan utama untuk memperoleh pandangan mendalam dan menyeluruh tentang masalah manajemen SDM yang sebenarnya. Hasil riset eksploratori dapat digunakan sebagi pedoman menentukan jenis informasi yang dibutuhkan.
Sebagi contoh : produktivitas kerja karyawan bagian perakitan menuru dratis. Disini manajer atau periset berupaya menggali penyebab-penyebab yang mungkin menimbulakn penurunan tersebut, sehingga masalah SDM yang spesifik dapat ditetapkan. Karena merupakan riset awal, riset eksporatori biasanya ditindak lanjuti dengan riset berikutnya, yaitu riset deskriptif.
2.6 Riset Deskriptif
Riset deskriptif berasal dari kata “to describe” (berarti menggambarkan), bertujuan utama menggambarkan sesuatu. Contoh hal yang isa digambarkan dalam riset deskriptif adalah profil SDM, sikap karyawan terhadap pekerjaan,motivasi ekrja, tingkat kepuasan karyawan, aliran komuikasi antarkaryawan, dsb.
Sering kali riset ini merupakan lanjutan dari riset eksploratori yang dijalankan sebelumnya, sehingga tidak menutup kemungkinan riset eksploratori dan riset deskriptif dilakukan berurutan.
Sebagai contoh, kasus produktivitas kerja yang menurun. Dari hasil riset eksploratori sdiidentifikasikan penyebabnya adalah factor kepuasan kerja karyawan. Peranan riset deskriptif dalam hal ini adalah mengungkapkan informasi yang menggamabrkan seberapa besar tingkat kepuasan/ketidakpuasan kerja karyawan secara keseluruhan, apa variable yang menyebabkan karyawan tidak puas, ada-tidaknya perbedaan kepuasan kerja antarbagian, dsb. Riset deskriptif relative banyak dilakukan dalam riset SDM.
Riset deskriptif berasal dari kata “to describe” (berarti menggambarkan), bertujuan utama menggambarkan sesuatu. Contoh hal yang isa digambarkan dalam riset deskriptif adalah profil SDM, sikap karyawan terhadap pekerjaan,motivasi ekrja, tingkat kepuasan karyawan, aliran komuikasi antarkaryawan, dsb.
Sering kali riset ini merupakan lanjutan dari riset eksploratori yang dijalankan sebelumnya, sehingga tidak menutup kemungkinan riset eksploratori dan riset deskriptif dilakukan berurutan.
Sebagai contoh, kasus produktivitas kerja yang menurun. Dari hasil riset eksploratori sdiidentifikasikan penyebabnya adalah factor kepuasan kerja karyawan. Peranan riset deskriptif dalam hal ini adalah mengungkapkan informasi yang menggamabrkan seberapa besar tingkat kepuasan/ketidakpuasan kerja karyawan secara keseluruhan, apa variable yang menyebabkan karyawan tidak puas, ada-tidaknya perbedaan kepuasan kerja antarbagian, dsb. Riset deskriptif relative banyak dilakukan dalam riset SDM.
2.7 Riset Kasual
Kata kasual berasal dari kata kerja bahasa inggris “to cause” yang berarti menyeabkan atau memengaruhi. Artinya, riset kasual merupakan riset yang bertujuan utama membuktikan hubungan sebab-akibat atau hubungan memengaruhi and dipegaruhi dari variable-variabel yang diteliti. Periset berusaha mengungkapkan variable yang memengaruhi atau menyebabkan perubahan variable lain. Variable yang memengaruhi ini disebut variable inependen, sedangkan variable yang dipengaruhi oleh perubahan variable independent disebut variable dependen.
Dalam riset SDM, variable independent bisa berwujud kebijakan SDM (seperti perubahan kompensasi, pakaian seragam kerja, pelatihan kerja, rotasi jabatan, piknik karyawan) maupun kondisi lingkungan luar (seperti adanya perubahan UU Tenaga Kerja, perubahan UMR). Variable dependen dapat berupa produktivitas kerja karyawan, tingkat kepuasan kerja karyawan, loyalitas karyawan dan sebagainya.
3. Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi :
a. Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
b. Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.
c. Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
d. Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
e. Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
f. Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.
Kata kasual berasal dari kata kerja bahasa inggris “to cause” yang berarti menyeabkan atau memengaruhi. Artinya, riset kasual merupakan riset yang bertujuan utama membuktikan hubungan sebab-akibat atau hubungan memengaruhi and dipegaruhi dari variable-variabel yang diteliti. Periset berusaha mengungkapkan variable yang memengaruhi atau menyebabkan perubahan variable lain. Variable yang memengaruhi ini disebut variable inependen, sedangkan variable yang dipengaruhi oleh perubahan variable independent disebut variable dependen.
Dalam riset SDM, variable independent bisa berwujud kebijakan SDM (seperti perubahan kompensasi, pakaian seragam kerja, pelatihan kerja, rotasi jabatan, piknik karyawan) maupun kondisi lingkungan luar (seperti adanya perubahan UU Tenaga Kerja, perubahan UMR). Variable dependen dapat berupa produktivitas kerja karyawan, tingkat kepuasan kerja karyawan, loyalitas karyawan dan sebagainya.
3. Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi :
a. Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
b. Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.
c. Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
d. Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
e. Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
f. Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.
Analisis Perusahaan
Perusahan beras pandan wangi yang kami analisis adalah PT. Hasil Bumi Indonesia yang dimiliki oleh Tn. Anto Akhmad yang beralamat di Jl. Tanjung Awar-awar, desa Remen Tuban dan lamongan 65135 Jawa Timur Indonesia. Perusahan tersebut bergerak dalam nidang agribisnis terutama beras pandan wangi adapun komoditi-komoditi yang lainya berupa jagung, jahe, kacang tanah, kunyit dan lain sebahainya.
Sistem informasi SDM yang terdapat didalam perusahaan tersebut sudah cukup baik, hal tersebut dilihat dari Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring) tenaga kerja untuk bekerja diperusahaan tersebut., yaitu menggunakan tahapan-tahapan didalam penerimaan tenaga kerja.
d. Persiapan
PT. Hasil Bumi dalam perekrutan karyawan melakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan jumlah lowongan pekerjaan yang dibutuhkan dan struktur pekerjaan yang akan ditempati oleh para pelamar pekerja. Hal itu terlihat dengan adanya posisi-posisi pekerjaan yang dibutyuhkan oleh perusahaan sebagai berikut :
Kode Jabatan | Jabatan | Bidang Studi (S1)
1. SI | Engineer Sistem Informasi | Informatika
2. NG | Staf Niaga | Teknik Elektro, Ekonomi Manajemen
3. KU | Staf Keuangan | Ekonomi Manajemen
4. AK | Staf Akuntansi | Ekonomi jrs. Akuntansi
5. HM | Staf Humas | Fak. Ilmu Komunikasi, Fisip Komunikasi
Kode Jabatan | Jabatan | Bidang Studi (D3)
1. TSO | Teknisi Sistem Operasi Tenaga Listrik | Teknik Elektro
2. TPD | Teknisi Pengolah Data | Informatika
3. PAS | Pelaksana Administrasi & SDM | Administrasi Niaga, Ekonomi Manajemen, Sekretariat, Informatika
4. PKU | Pelaksana Keuangan | Ekonomi Manajemen
5. PAK | Pelaksana Akuntansi | Ekonomi Akuntansi
b. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
Dalam memenuhi kebutuhan sumberdaya (tenaga kerja) karyawan akan perusahaannya. PT. Hasil Bumi menggambarkan kebutuhan karyawan yang diperlukan dalam perusahaannya yang disertai dengan persyaratan yang harus dipenuhi oleh para calon karyawan. Hal ini terlihat dari keterangan dalam lembaran lowongan kerjanya sebagai berikut :
Persyaratan
1. Umum
- Batas Usia : S1 : Kelahiran 1980 dan sesudahnya
D3 : Kelahiran 1983 dan sesudahnya.
- Bidang Studi sesuai dengan jabatan yang dilamar.
- IPK : 2,75 untuk S1/D3 Teknik dan 2,9 untuk S1/D3 non teknik.
- Sehat jasmani dan rohani untuk melaksanakan tugas pekerjaan di PT PLN (Persero) di seluruh Indonesia.
- Tidak dipungut biaya apapun untuk mengikuti program rekrutmen/seleksi dan Diklat Prajabatan yang diselenggarakan oleh PT PLN (Persero).
- Hanya Pelamar yang memenuhi persyaratan yang akan dipanggil untuk mengikuti seleksi/tes yang diselenggarakan dengan sistem gugur.
- Tidak ada korespondensi berkaitan dengan rekrutmen ini.
- Keputusan Panitia tidak dapat diganggu gugat.
c . Seleksi tenaga kerja / Selection
PT. Hasil Bumi mengunakan tahapan dalam penerimaan tenaga kerjanya yaitu :
Seleksi administrasi.
1) General Aptitude test (GAT).
2) Tes Psikologi dan Diskusi Kelompok.
3) Wawancara.
4) Tes kesehatan.
d. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation
PT. Hasil Bumi mengadakan pelatihan bagi para calon tenaga kerja yang telah diterima dalam perusahaanya. Hal ini terlihat dalam lembaran lowongan pekerjaannya sebagai berikut :
Pelamar/Peserta seleksi penerimaan yang lulus/memenuhi syarat dalam proses seleksi di atas, akan dipanggil untuk mengikuti Program Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan (Diklat Prajab). Selama mengikuti Diklat Prajab status peserta adalah Siswa Diklat Prajabatan dan Diklat Prajabatan dilaksanakan selama + 12 bulan meliputi :
1. Pembinaan Kedisiplinan.
2. Pengenalan Perusahaan.
3. Pembidangan.
4. On The Job training (OJT).
5. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection
PT. Hasil Bumi mencantumkan upah/gajih yang akan diterima oleh calon pekerja dalam lembaran lowongan pekerjaannya.
e. Jenjang karir
Karena PT. Hasil Bumi merupakan PT milik swasta oleh karena itu jenjang karir ditentukan oleh kinerja para karyawan dalam bekerja dan juga dari prestasi-prestasi kerja karyawan yang telah diraih.
PT. Hasil Bumi juga menerapkan subsistem-subsistem yang terdapat didalam sistem informasi SDM seperti Riset SDM, Intelijen SDM, Manajemen Tenaga Kerja dan pelaporan lingkungan.
Sistem informasi SDM yang terdapat didalam perusahaan tersebut sudah cukup baik, hal tersebut dilihat dari Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring) tenaga kerja untuk bekerja diperusahaan tersebut., yaitu menggunakan tahapan-tahapan didalam penerimaan tenaga kerja.
d. Persiapan
PT. Hasil Bumi dalam perekrutan karyawan melakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan jumlah lowongan pekerjaan yang dibutuhkan dan struktur pekerjaan yang akan ditempati oleh para pelamar pekerja. Hal itu terlihat dengan adanya posisi-posisi pekerjaan yang dibutyuhkan oleh perusahaan sebagai berikut :
Kode Jabatan | Jabatan | Bidang Studi (S1)
1. SI | Engineer Sistem Informasi | Informatika
2. NG | Staf Niaga | Teknik Elektro, Ekonomi Manajemen
3. KU | Staf Keuangan | Ekonomi Manajemen
4. AK | Staf Akuntansi | Ekonomi jrs. Akuntansi
5. HM | Staf Humas | Fak. Ilmu Komunikasi, Fisip Komunikasi
Kode Jabatan | Jabatan | Bidang Studi (D3)
1. TSO | Teknisi Sistem Operasi Tenaga Listrik | Teknik Elektro
2. TPD | Teknisi Pengolah Data | Informatika
3. PAS | Pelaksana Administrasi & SDM | Administrasi Niaga, Ekonomi Manajemen, Sekretariat, Informatika
4. PKU | Pelaksana Keuangan | Ekonomi Manajemen
5. PAK | Pelaksana Akuntansi | Ekonomi Akuntansi
b. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
Dalam memenuhi kebutuhan sumberdaya (tenaga kerja) karyawan akan perusahaannya. PT. Hasil Bumi menggambarkan kebutuhan karyawan yang diperlukan dalam perusahaannya yang disertai dengan persyaratan yang harus dipenuhi oleh para calon karyawan. Hal ini terlihat dari keterangan dalam lembaran lowongan kerjanya sebagai berikut :
Persyaratan
1. Umum
- Batas Usia : S1 : Kelahiran 1980 dan sesudahnya
D3 : Kelahiran 1983 dan sesudahnya.
- Bidang Studi sesuai dengan jabatan yang dilamar.
- IPK : 2,75 untuk S1/D3 Teknik dan 2,9 untuk S1/D3 non teknik.
- Sehat jasmani dan rohani untuk melaksanakan tugas pekerjaan di PT PLN (Persero) di seluruh Indonesia.
- Tidak dipungut biaya apapun untuk mengikuti program rekrutmen/seleksi dan Diklat Prajabatan yang diselenggarakan oleh PT PLN (Persero).
- Hanya Pelamar yang memenuhi persyaratan yang akan dipanggil untuk mengikuti seleksi/tes yang diselenggarakan dengan sistem gugur.
- Tidak ada korespondensi berkaitan dengan rekrutmen ini.
- Keputusan Panitia tidak dapat diganggu gugat.
c . Seleksi tenaga kerja / Selection
PT. Hasil Bumi mengunakan tahapan dalam penerimaan tenaga kerjanya yaitu :
Seleksi administrasi.
1) General Aptitude test (GAT).
2) Tes Psikologi dan Diskusi Kelompok.
3) Wawancara.
4) Tes kesehatan.
d. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation
PT. Hasil Bumi mengadakan pelatihan bagi para calon tenaga kerja yang telah diterima dalam perusahaanya. Hal ini terlihat dalam lembaran lowongan pekerjaannya sebagai berikut :
Pelamar/Peserta seleksi penerimaan yang lulus/memenuhi syarat dalam proses seleksi di atas, akan dipanggil untuk mengikuti Program Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan (Diklat Prajab). Selama mengikuti Diklat Prajab status peserta adalah Siswa Diklat Prajabatan dan Diklat Prajabatan dilaksanakan selama + 12 bulan meliputi :
1. Pembinaan Kedisiplinan.
2. Pengenalan Perusahaan.
3. Pembidangan.
4. On The Job training (OJT).
5. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection
PT. Hasil Bumi mencantumkan upah/gajih yang akan diterima oleh calon pekerja dalam lembaran lowongan pekerjaannya.
e. Jenjang karir
Karena PT. Hasil Bumi merupakan PT milik swasta oleh karena itu jenjang karir ditentukan oleh kinerja para karyawan dalam bekerja dan juga dari prestasi-prestasi kerja karyawan yang telah diraih.
PT. Hasil Bumi juga menerapkan subsistem-subsistem yang terdapat didalam sistem informasi SDM seperti Riset SDM, Intelijen SDM, Manajemen Tenaga Kerja dan pelaporan lingkungan.
Kesimpulan:
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan.
Dalam pelaksanaanya, kegiatan HRIS dilakukan oleh HRD (Human Resources Departement) yaitu mengelola tentang Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan, Compensation and Benefit, Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan Karyawan, Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan.
Dalam pelaksanaanya, kegiatan HRIS dilakukan oleh HRD (Human Resources Departement) yaitu mengelola tentang Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan, Compensation and Benefit, Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan Karyawan, Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.
