Sistem Perusahaan

1.      Sistem Akuntansi

Tahap pertama adalah tahap pengidentifikasian yaitu mengidentifikasi transaksi-transaksi yang mengakibatkan perubahan posisi keuangan perusahaan. Selanjutnya tahap kedua adalah tahap pencatatan yaitu mencatat semua bukti-bukti transaksi yang telah dianalisis ke dalam jurnal umum. Setelah selesai, tahap berikutnya adalah tahap penggolongan yaitu menggolongkan dan memposting pos-pos jurnal ke akun masing-masing dalam buku besar untuk menghitung jumlah/nilai dari tiap-tiap jenis akun.

Pada akhir periode, memasuki tahap pengikhtisaran, saldo akun-akun dalam buku besar disusun dalam suatu daftar yang disebut neraca saldo guna memeriksa keseimbangan antara jumlah saldo debet dan saldo kredit akun-akun buku besar. Neraca saldo ini juga mengawali penyusunan neraca lajur. Saldo-saldo akun yang disusun dalam neraca saldo tadi masih bersifat sementara, karena belum menunjukkan saldo yang sesungguhnya. Agar saldo menunjukkan saldo yang sesungguhnya, maka perlu penyesuaian dengan berdasar pada informasi pada akhir periode. Dengan penyesuaian ini akan memberikan gambaran jumlah pendapatan dan beban selama satu periode dan saldo harta dan hutang yang sesungguhnya pada akhir periode. Berdasarkan neraca saldo dan penyesuaian itu, diselesaikanlah neraca lajur yang merupakan konsep untuk membantu mempermudah penyusunan laporan keuangan. Neraca lajur ini memuat lajur: Neraca saldo, Penyesuaian, Ikhtisar Rugi Laba dan Neraca.

Lajur ikhtisar rugi laba diisi dari neraca saldo disesuaikan, khusus akun nominal atau akun pendapatan dan beban. Setelah itu, lajur debet dan kredit dijumlahkan. Jika debet lebih besar daripada jumlah kredit, maka selisihnya disebut saldo rugi, dan sebaliknya. Saldo rugi bersifat mengurangi modal sedangkan saldo laba akan menambah modal. Dalam lajur neraca diisi dari angka neraca saldo disesuaikan, khusus akun harta, utang dan modal. Apabila lajur debet dan kredit dijumlahkan dan ditambah pindahan saldo rugi/ laba, maka jumlah debet dan kredit kolom neraca sama. Akun pendapatan, beban dan prive merupakan akun nominal atau sementara, sehingga harus dipindahkan ke akun modal melalui ikhtisar rugi laba ke dalam jurnal penutup, sehingga akun yang bersifat sementara tadi akan bersaldo nol. Setelah itu, untuk memeriksa keseimbangan jumlah saldo debet dan kredit akun-akun buku besar setelah penutupan, maka disusunlah neraca saldo setelah penutupan yang berisi akun-akun riil saja (harta, utang dan modal ).

Tahap akhir dari proses akuntansi adalah tahap pelaporan, yaitu menyusun laporan keuangan yang terdiri dari laporan Rugi Laba, laporan Perubahan modal dan Laporan Neraca, yang diambil berdasarkan neraca lajur. Pada awal periode perlu diperiksa akun-akun yang tidak disusun secara proses akuntansi berlangsung, tetapi muncul pada saat penyesuaian. Untuk menjaga konsistensi tekhnik pembukuan dan menghindari kemungkinan kesalahan, maka akun-akun ini perlu dihapuskan dan menghidupkan kembali akun yang dipakai dalam proses pencatatan. Proses ini dicatat dalam jurnal pembalik dengan cara mencatat balik penyesuaiannya.

2.      Sistem Inventori dan Backtracking

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam sistem inventory perusahaan adalah sistem pemasukan, pengeluaran, pemeriksaan stok dan pembuatan laporan. Sedangkan untuk pencarian tempat yang tepat untuk barang yang akan diinventori adalah dengan menggunakan algoritma backtracking, yaitu penelusuran kemungkinan satu persatu sampai didapat solusi yang paling baik.  Berikut adalah penjelasan sistem inventory yang berlaku dalam gudang secara umum serta penjelasan algoritma backtracking secara terperinci.

Untuk sistem inventory, yang akan ditekankan pada proses pemasukan barang, pengeluaran barang serta pemeriksaan stok barang. Berikut akan dijabarkan lebih detail lagi mengenai ketiga proses tersebut.

·         Pemasukan barang

Pemasukan barang merupakan proses penambahan inventori barang. Proses pemasukan barang dalam perusahaan terjadi setelah adanya pembelian dari supplier. Jika terjadi retur penjualan, barang tidak akan disimpan sebagai inventori barang baru tetapi akan disimpan sebagai barang rusak.

·         Pengeluaran barang

Pada proses pengeluaran barang, kegiatan utamanya yaitu pengiriman barang kepada pelanggan sesuai dengan pesanan ataupun pengiriman barang ke distributor pelanggan. Pengeluaran barang sesuai dengan nota penjualan yang sudah dibuat dan dibuat juga surat jalan untuk barang yang sudah dikeluarkan.

·         Pemeriksaan stok

Pemeriksaan stok dilakukan secara periodik, misal per triwulan namun bisa juga dilakukan tidak secara periodik. Pemeriksaan stok tidak selalu dilakukan secara keseluruhan, tetapi lebih sering dilakukan untuk beberapa barang yang dianggap memiliki penjualan yang baik.

Backtracking merupakan bentuk algoritma yang banyak dan sering digunakan dalam memecahkan permasalahan yang bersifat kombinasi. Cara kerja dari backtracking adalah mencoba satu demi satu kemungkinan cara yang bisa dilakukan untuk memperoleh hasil yang terbaik.

            Backtracking memiliki keunggulan dalam kemampuannya untuk memperoleh hasil kombinasi yang terbaik karena mencoba semua kemungkinan yang ada. Di sisi lain algoritma ini tidak efisien sebab proses pencarian membutuhkan waktu yang lama karena pengujian dilakukan satu demi satu untuk semua kemungkinan.

           

a.      Flowchart

Dari sistem inventori yang sudah dijabarkan di atas, maka berikut akan dibuat flowchart bagi ketiga proses tersebut. Tujuan pembuatan flowchart adalah untuk mempermudah dalam pembuatan perangkat lunaknya serta memperbaiki kesalahan yang timbul saat pengujian sistem. Flowchart proses pemasukan barang dapat dilihat pada Gambar 2, flowchart proses pengeluaran barang pada Gambar 3 dan flowchart proses pemeriksaan stok pada Gambar 4.

Gambar 2. Flowchart proses pemasukan barang

Gambar 3. Flowchart Proses Pengeluaran Barang

  

Gambar 4. Flowchart Proses Pemeriksaan Stok

            Selain flowchart dari proses yang sudah ada, dibuat juga flowchart untuk sistem pengaturan barang pada gudang. Sistem ini ditambahkan pada sistem inventori supaya lebih efisien dan efektif. Pada proses pengaturan peletakan barang yang masuk terjadi beberapa tahap yaitu sebagai berikut :

·         Pencarian lokasi barang sejenis. Barang masuk akan diperiksa apakah di dalam gudang masih ada barang yang sama. Bila ada, dilakukan pengisian pada subblok tempat lokasi barang sejenis berada terlebih dahulu.

·         Bila ternyata subblok tidak mencukupi atau gudang tidak mempunyai barang yang sejenis, maka dilakukan pengujian terhadap subblok dengan backtracking. Selama backtracking berlangsung, dilakukan pengujian terhadap lokasi barang yang ditempati dengan membandingkan jumlah subblok yang terpakai secara keseluruhan hasil backtracking dan berapa sisa space yang tidak dapat dipergunakan bila barang yang sama memenuhi subblok tersebut.

·         Bila backtracking selesai maka akan dihasilkan beberapa solusi untuk dipilih oleh user untuk peletakan barang.   

Untuk lebih memperjelas tahapan dari proses pengaturan peletakan, maka digambarkan dalam bentuk flowchart pada gambar 5. Pengaturan peletakan diawali dengan penentuan lokasi dari barang yang sama dengan barang yang baru masuk untuk diletakkan. Bila masih ada barang yang belum ditempatkan pada tahap awal ini, maka akan dilakukan tahap selanjutnya dengan memanggil prosedur cari lokasi keseluruhan yang merupakan prosedur rekursi. Pada prosedur inilah diterapkan backtracking, dimana barang yang akan diletakkan satu demi satu dicarikan susunan subblok yang mungkin untuk peletakan. Yang dilanjutkan dengan rekursi untuk barang selanjutnya.

Untuk mencari kemungkinan susunan subblok untuk satu barang, dilakukan pemanggilan prosedur pada program yang diberi nama subblok perbarang. Prosedur ini akan mengambil subblok secara ascending (urutan kecil ke besar) dari sisa space yang mampu menampung keseluruhan dari barang. Bila tidak ada maka dilakukan pencarian lokasi subblok secara descending (besar ke kecil) pada lokasi yang mampu menampung satu barang dengan identitas yang sama. Perbedaan perlakuan ditujukan agar subblok yang dipergunakan lebih sedikit dan efisien. Dalam prosedur sub blok perbarang terdapat pemanggilan prosedur lain yang juga berupa rekursi yaitu sub blok pecahan.

Prosedur sub blok pecahan berfungsi untuk melakukan simulasi peletakan barang ke dalam subblok yang telah dihasilkan pada prosedur sub_blok_perbarang. Subblok yang dipakai sebagai lokasi peletakan dalam sistem akan dimasukkan ke dalam kumpulan kemungkinan susunan lokasi. Dari solusi yang ada, selanjutnya dilakukan pembandingan secara berpasangan antara solusi untuk memperoleh solusi terbaik dari keseluruhan pada prosedur isi solusi akhir. Hasil dari solusi akan ditampilkan pada visualisasi peletakan barang. Perbandingan yang dilakukan menggunakan acuan jumlah subblok minimum yang dapat dipergunakan dan rata-rata sisa ruang tak terpakai saat penempatan barang. Suatu penempatan dapat dikatakan lebih baik bila dapat diletakkan pada subblok yang sesedikit mungkin dan rata-rata sisa ruang yang tak terpakai yang seminim mungkin. Sisa ruang tidak bisa dipakai dapat diperoleh hasil pengurangan volume ruang dengan maksimum volume jumlah barang yang dapat diletakkan dalam ruang tersebut. Sementara rata-rata yang dimaksud adalah rata-rata dari sisa space bila barang diletakkan pada subblok yang berbeda.

3.      Sistem Penjualan Mobil

Proses dimulai pada saat  customer browsing  dalam  website dan hendak melakukan pembelian  mobil. Bila  customer ingin membeli mobil maka customer diharuskan telah mempunyai  account supaya dapat mengisi form pembelian. Bila belum memiliki  account maka  customer dapat melakukan proses registrasi. Form pembelian yang telah diisi akan menentukan jadwal  appointment antara customer dengan  showroom untuk melihat mobil. Bila  appointment telah dilakukan maka  customer diinformasikan untuk mengisi form konfirmasi bila customer jadi membeli mobil. Bila  customer telah mengisi form pembelian dan belum melakukan appointment maka akan diaturkan lagi jadwal  appointment dengan pihak  Showroom. Form konfirmasi akan diterima oleh bagian  order baru kemudian diberikan kepada  operator sebagai data penjualan. Terjadinya penjualan akan menyebabkan operator melakukan  update data mobil supaya didapatkan informasi yang terbaru.
a.       Proses Registrasi

Proses dimulai pada saat bagian order memberikan informasi untuk mengisi form  account. Form account yang telah diisi oleh customer akan diterima oleh bagian order supaya bagian order dapat memberikan  username dan  password kepada  customer.

b     Sistem Pengiriman Mobil

Proses dimulai pada saat bagian  order memberikan informasi mengenai pengiriman mobil kepada  customer dan  operator.  Customer akan menerima mobil yang dikirim oleh operator dan akan memberikan tanda bukti penerimaan mobil. Tanda bukti tersebut akan diterima oleh  operator dan operator akan melakukan  update data pengiriman. Data pengiriman yang telah di update akan diberikan kepada bagian  order.

c.       Sistem Pembayaran

Proses dimulai pada saat customer memberikan bukti pembayaran yang telah dilakukan kepada operator. Bukti pembayaran tersebut dicatat dalam transaksi penjualan sebagai pernyataan bahwa pembayaran telah diterima.  Operator akan melakukan update data pembayaran.