1.
Sistem
Akuntansi
Tahap pertama adalah tahap pengidentifikasian yaitu
mengidentifikasi transaksi-transaksi yang mengakibatkan perubahan posisi
keuangan perusahaan. Selanjutnya tahap kedua adalah tahap pencatatan yaitu
mencatat semua bukti-bukti transaksi yang telah dianalisis ke dalam jurnal
umum. Setelah selesai, tahap berikutnya adalah tahap penggolongan yaitu
menggolongkan dan memposting pos-pos jurnal ke akun masing-masing dalam buku
besar untuk menghitung jumlah/nilai dari tiap-tiap jenis akun.
Pada akhir periode, memasuki tahap pengikhtisaran, saldo
akun-akun dalam buku besar disusun dalam suatu daftar yang disebut neraca saldo
guna memeriksa keseimbangan antara jumlah saldo debet dan saldo kredit
akun-akun buku besar. Neraca saldo ini juga mengawali penyusunan neraca lajur.
Saldo-saldo akun yang disusun dalam neraca saldo tadi masih bersifat sementara,
karena belum menunjukkan saldo yang sesungguhnya. Agar saldo menunjukkan saldo
yang sesungguhnya, maka perlu penyesuaian dengan berdasar pada informasi pada
akhir periode. Dengan penyesuaian ini akan memberikan gambaran jumlah
pendapatan dan beban selama satu periode dan saldo harta dan hutang yang
sesungguhnya pada akhir periode. Berdasarkan neraca saldo dan penyesuaian itu,
diselesaikanlah neraca lajur yang merupakan konsep untuk membantu mempermudah
penyusunan laporan keuangan. Neraca lajur ini memuat lajur: Neraca saldo,
Penyesuaian, Ikhtisar Rugi Laba dan Neraca.
Lajur ikhtisar rugi laba diisi dari neraca saldo disesuaikan, khusus
akun nominal atau akun pendapatan dan beban. Setelah itu, lajur debet dan
kredit dijumlahkan. Jika debet lebih besar daripada jumlah kredit, maka
selisihnya disebut saldo rugi, dan sebaliknya. Saldo rugi bersifat mengurangi
modal sedangkan saldo laba akan menambah modal. Dalam lajur neraca diisi dari
angka neraca saldo disesuaikan, khusus akun harta, utang dan modal. Apabila
lajur debet dan kredit dijumlahkan dan ditambah pindahan saldo rugi/ laba, maka
jumlah debet dan kredit kolom neraca sama. Akun pendapatan, beban dan prive
merupakan akun nominal atau sementara, sehingga harus dipindahkan ke akun modal
melalui ikhtisar rugi laba ke dalam jurnal penutup, sehingga akun yang bersifat
sementara tadi akan bersaldo nol. Setelah itu, untuk memeriksa keseimbangan
jumlah saldo debet dan kredit akun-akun buku besar setelah penutupan, maka
disusunlah neraca saldo setelah penutupan yang berisi akun-akun riil saja
(harta, utang dan modal ).
Tahap akhir dari proses akuntansi adalah tahap pelaporan, yaitu
menyusun laporan keuangan yang terdiri dari laporan Rugi Laba, laporan
Perubahan modal dan Laporan Neraca, yang diambil berdasarkan neraca lajur. Pada
awal periode perlu diperiksa akun-akun yang tidak disusun secara proses
akuntansi berlangsung, tetapi muncul pada saat penyesuaian. Untuk menjaga
konsistensi tekhnik pembukuan dan menghindari kemungkinan kesalahan, maka
akun-akun ini perlu dihapuskan dan menghidupkan kembali akun yang dipakai dalam
proses pencatatan. Proses ini dicatat dalam jurnal pembalik dengan cara
mencatat balik penyesuaiannya.
2.
Sistem
Inventori dan Backtracking
Hal-hal yang
perlu diperhatikan dalam sistem inventory perusahaan adalah sistem
pemasukan, pengeluaran, pemeriksaan stok dan pembuatan laporan. Sedangkan untuk
pencarian tempat yang tepat untuk barang yang akan diinventori adalah dengan
menggunakan algoritma backtracking, yaitu penelusuran kemungkinan satu persatu
sampai didapat solusi yang paling baik.
Berikut adalah penjelasan sistem inventory yang berlaku dalam
gudang secara umum serta penjelasan algoritma backtracking secara terperinci.
Untuk sistem inventory, yang akan ditekankan pada
proses pemasukan barang, pengeluaran barang serta pemeriksaan stok barang.
Berikut akan dijabarkan lebih detail lagi mengenai ketiga proses tersebut.
·
Pemasukan barang
Pemasukan
barang merupakan proses penambahan inventori barang. Proses pemasukan barang
dalam perusahaan terjadi setelah adanya pembelian dari supplier. Jika terjadi retur
penjualan, barang tidak akan disimpan sebagai inventori barang baru tetapi akan
disimpan sebagai barang rusak.
·
Pengeluaran barang
Pada
proses pengeluaran barang, kegiatan utamanya yaitu pengiriman barang kepada pelanggan
sesuai dengan pesanan ataupun pengiriman barang ke distributor pelanggan. Pengeluaran
barang sesuai dengan nota penjualan yang sudah dibuat dan dibuat juga surat
jalan untuk barang yang sudah dikeluarkan.
·
Pemeriksaan stok
Pemeriksaan
stok dilakukan secara periodik, misal per triwulan namun bisa juga dilakukan
tidak secara periodik. Pemeriksaan stok tidak selalu dilakukan secara
keseluruhan, tetapi lebih sering dilakukan untuk beberapa barang yang dianggap
memiliki penjualan yang baik.
Backtracking merupakan
bentuk algoritma yang banyak dan sering digunakan dalam memecahkan permasalahan
yang bersifat kombinasi. Cara kerja dari backtracking adalah mencoba
satu demi satu kemungkinan cara yang bisa dilakukan untuk memperoleh hasil yang
terbaik.
Backtracking
memiliki keunggulan dalam kemampuannya untuk memperoleh hasil kombinasi yang
terbaik karena mencoba semua kemungkinan yang ada. Di sisi lain algoritma ini
tidak efisien sebab proses pencarian membutuhkan waktu yang lama karena
pengujian dilakukan satu demi satu untuk semua kemungkinan.
a.
Flowchart
Dari
sistem inventori yang sudah dijabarkan di atas, maka berikut akan dibuat
flowchart bagi ketiga proses tersebut. Tujuan pembuatan flowchart adalah untuk
mempermudah dalam pembuatan perangkat lunaknya serta memperbaiki kesalahan yang
timbul saat pengujian sistem. Flowchart proses pemasukan barang dapat dilihat
pada Gambar 2, flowchart proses pengeluaran barang pada Gambar 3 dan flowchart proses
pemeriksaan stok pada Gambar 4.
Gambar 4. Flowchart
Proses Pemeriksaan Stok
Selain flowchart dari proses yang sudah ada,
dibuat juga flowchart untuk sistem pengaturan barang pada gudang. Sistem ini
ditambahkan pada sistem inventori supaya lebih efisien dan efektif. Pada proses pengaturan peletakan barang yang masuk terjadi beberapa tahap
yaitu sebagai berikut :
·
Pencarian lokasi barang sejenis. Barang
masuk akan diperiksa apakah di dalam gudang masih ada barang yang sama. Bila
ada, dilakukan pengisian pada subblok tempat lokasi barang sejenis berada
terlebih dahulu.
·
Bila ternyata subblok tidak mencukupi
atau gudang tidak mempunyai barang yang sejenis, maka dilakukan pengujian
terhadap subblok dengan backtracking. Selama backtracking
berlangsung, dilakukan pengujian terhadap lokasi barang yang ditempati dengan
membandingkan jumlah subblok yang terpakai secara keseluruhan hasil backtracking
dan berapa sisa space yang tidak dapat dipergunakan bila barang yang
sama memenuhi subblok tersebut.
·
Bila backtracking selesai maka
akan dihasilkan beberapa solusi untuk dipilih oleh user untuk peletakan
barang.
Untuk lebih
memperjelas tahapan dari proses pengaturan peletakan, maka digambarkan dalam
bentuk flowchart pada gambar 5. Pengaturan peletakan diawali dengan
penentuan lokasi dari barang yang sama dengan barang yang baru masuk untuk diletakkan.
Bila masih ada barang yang belum ditempatkan pada tahap awal ini, maka akan
dilakukan tahap selanjutnya dengan memanggil prosedur cari lokasi keseluruhan
yang merupakan prosedur rekursi. Pada prosedur inilah diterapkan backtracking,
dimana barang yang akan diletakkan satu demi satu dicarikan susunan subblok
yang mungkin untuk peletakan. Yang dilanjutkan dengan rekursi untuk barang
selanjutnya.
Untuk mencari
kemungkinan susunan subblok untuk satu barang, dilakukan pemanggilan prosedur
pada program yang diberi nama subblok perbarang. Prosedur ini akan mengambil
subblok secara ascending (urutan kecil ke besar) dari sisa space
yang mampu menampung keseluruhan dari barang. Bila tidak ada maka dilakukan
pencarian lokasi subblok secara descending (besar ke kecil) pada lokasi
yang mampu menampung satu barang dengan identitas yang sama. Perbedaan
perlakuan ditujukan agar subblok yang dipergunakan lebih sedikit dan efisien.
Dalam prosedur sub blok perbarang terdapat pemanggilan prosedur lain yang juga
berupa rekursi yaitu sub blok pecahan.
Prosedur sub
blok pecahan berfungsi untuk melakukan simulasi peletakan barang ke dalam
subblok yang telah dihasilkan pada prosedur sub_blok_perbarang. Subblok yang
dipakai sebagai lokasi peletakan dalam sistem akan dimasukkan ke dalam kumpulan
kemungkinan susunan lokasi. Dari solusi yang ada, selanjutnya dilakukan
pembandingan secara berpasangan antara solusi untuk memperoleh solusi terbaik
dari keseluruhan pada prosedur isi solusi akhir. Hasil dari solusi akan
ditampilkan pada visualisasi peletakan barang. Perbandingan yang dilakukan
menggunakan acuan jumlah subblok minimum yang dapat dipergunakan dan rata-rata
sisa ruang tak terpakai saat penempatan barang. Suatu penempatan dapat
dikatakan lebih baik bila dapat diletakkan pada subblok yang sesedikit mungkin
dan rata-rata sisa ruang yang tak terpakai yang seminim mungkin. Sisa ruang
tidak bisa dipakai dapat diperoleh hasil pengurangan volume ruang dengan
maksimum volume jumlah barang yang dapat diletakkan dalam ruang tersebut.
Sementara rata-rata yang dimaksud adalah rata-rata dari sisa space bila
barang diletakkan pada subblok yang berbeda.
3. Sistem Penjualan Mobil
Proses dimulai
pada saat customer browsing dalam
website dan hendak melakukan pembelian mobil. Bila
customer ingin membeli mobil maka customer diharuskan telah
mempunyai account supaya dapat mengisi
form pembelian. Bila belum memiliki
account maka customer dapat
melakukan proses registrasi. Form pembelian yang telah diisi akan menentukan
jadwal appointment antara customer
dengan showroom untuk melihat mobil. Bila appointment telah dilakukan maka customer diinformasikan untuk mengisi form
konfirmasi bila customer jadi membeli mobil. Bila customer telah mengisi form pembelian dan
belum melakukan appointment maka akan diaturkan lagi jadwal appointment dengan pihak Showroom. Form konfirmasi akan diterima oleh
bagian order baru kemudian diberikan
kepada operator sebagai data penjualan.
Terjadinya penjualan akan menyebabkan operator melakukan update data mobil supaya didapatkan informasi
yang terbaru.
a. Proses Registrasi
a. Proses Registrasi
Proses dimulai
pada saat bagian order memberikan informasi untuk mengisi form account. Form account yang telah diisi oleh
customer akan diterima oleh bagian order supaya bagian order dapat
memberikan username dan password kepada customer.
Proses dimulai
pada saat bagian order memberikan
informasi mengenai pengiriman mobil kepada
customer dan operator. Customer akan menerima mobil yang dikirim
oleh operator dan akan memberikan tanda bukti penerimaan mobil. Tanda bukti
tersebut akan diterima oleh operator dan
operator akan melakukan update data
pengiriman. Data pengiriman yang telah di update akan diberikan kepada
bagian order.
c. Sistem Pembayaran
c. Sistem Pembayaran
Proses dimulai
pada saat customer memberikan bukti pembayaran yang telah dilakukan kepada operator.
Bukti pembayaran tersebut dicatat dalam transaksi penjualan sebagai pernyataan
bahwa pembayaran telah diterima.
Operator akan melakukan update data pembayaran.