BAB II
TEKNIK
DAN DOKUMENTASI SISTEM
Peranan teknik pendokumentasian sebenarnya tergantung dari jenis
pekerjaan, teknik pendokumentasian memiliki peranan penting dalam hal berikut
ini.
1. Sebuah sistem
beroperasi dapat terbaca dari dokumentasi yang tersedia
2. Dapat
mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dokumentasi sistem pengendalian internal
dan dapat menentapkan apakah sistem tsb memenuhi kebutuhan perusahaan
3. Sebuah sistem
berfungsi secara optimal, apabila sistem tsb dapat secara mudah dimengerti
prosedurnya oleh orang lain dan dalam pengembangan sistem baru harus menunjukkan
sistem pengendalian internalnya.
Pemakaian teknik-teknik sistem dalam Auditing
:
·
Evaluasi Struktur Pengendalian
Intern
Berupa
kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan
perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor
umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam
pelaksanaan sistem.
Struktur
Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
-
Pengawasan Lingkungan
-
Sistem Akuntansi
-
Pengawasan Prosedur.
Teknik
yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan
distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.
·
Pengujian Ketaatan
Untuk
dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang
digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk
memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi
pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi. Teknik yang biasa
digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel
keputusan.
·
Kertas
Kerja
Kertas
kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang
diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama
melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan
menganalisis isi kertas kerja.Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus
program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam
kertas kerja.
Pemakaian
Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem :
·
Analisis Sistem
Analisis
Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem
yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan
flowchart analitis.
·
Desain Sistem
Desain
sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik
sistem seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart
program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk
mendokumentasikan perancangan sistem.
·
Implementasi Sistem
Implementasi
sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.
2.2. Teknik-Teknik Sistem
Bagan Arus (FlowChart)
Merupakan
alat yang digunakan untuk :
1.
Dokumentasi sistem yang sudah
ada.
2.
Mendesain
sistem baru
3.
Memberi petunjuk bagi programer
yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.
Bagan
arus terdiri dari dua macam yaitu :
1.
Dokumen
flowchart
2.
Sistem / proses flowchart
Bagan Arus Dokumen
Bagan
yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik
lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).
Langkah-langkah
dalam penyusunan Dokumen Flowchart
·
Mengidentifikasi
departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.
·
Mengidentifikasi dokumen sumber
yang akan digunakan.
·
Menggambarkan bagaimana
dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.
·
Menambahkan catatan yang akan
memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.
Bagan Arus Sistem
Bagan
yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses
dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari
beberapa tingkatan :
·
High-level System Flowchart,
sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran
sekilas mengenai sistem.
·
Intermediate-level System
Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail.
·
Low-level System Flowchart,
menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu
proses.
Bagan
yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan
komputer dalam menjalankan suatu program. Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan
flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan
flowchart :
1.
Simbol dari proses harus selalu
diletakkan diantara simbol input dan simbol output.
2.
Pembuatan flowchart harus dimulai
dari pojok kiri atas.
3.
Selalu
menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.
4.
Hindari kekusutan dan kekacauan
dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan
simbol koneksi.
5.
Harus ada keterangan / deskripsi
untuk memberikan kejelasan.
Data Flow Diagram (DFD)
Suatu
bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau
organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang
sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran
secara logis dari suatu sistem).
Elemen
dalam suatu DFD :
·
Proses
transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.
·
Arus data, digambarkan berupa
anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.
·
Penyimpanan data, digambarkan
berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.
·
Data sumber dan data tujuan,
digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.
Bagan IPO dan HIPO
·
Bagan IPO
Bagan
yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga
dapat digunakan untuk melihat / menganalisa
suatu sistem secara utuh.
·
Bagan HIPO
Bagan
yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian
tergantung dari kebutuhan pemakai).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar